Quy trình off-boarding: Thủ tục giấy tờ và bàn giao cần thiết khi nhân viên xin nghỉ việc

Có thể bạn rất tự tin với quy trình onboarding nhập môn khi công ty tuyển người mới, nhưng bạn đã biết cách xử lý hoàn hảo khi nhân viên xin nghỉ việc hay chưa?

Base Resources – Bạn có thể đã nghe qua rất nhiều hướng dẫn về quy trình onboarding nhân viên mới, về cách tạo ra sự hoà hợp nhanh chóng nhất giữa nhân viên với văn hoá doanh nghiệp. Nhưng bạn đã thực sự quan tâm tới một “cánh cửa” khác của doanh nghiệp – nơi mà nhân viên cũ nghỉ việc và để lại chỗ trống chờ đợi người khác vào tiếp nhận? Bạn đã biết tất cả những thứ phải làm khi một nhân viên xin nghỉ việc hay chưa?

Khi một ai đó rời khỏi công ty, chắc hẳn bạn sẽ không muốn phát điên lên với việc lục tung máy tính để tìm file thiết kế gốc, hay dò tìm mật khẩu đăng nhập vào chiếc máy tính mà người đó từng sử dụng trước kia.

Đó là sự thật. Có rất nhiều thứ cần làm khi chia tay một nhân viên cũ chứ không phải chỉ là lời tạm biệt. Dù là các thủ tục pháp lý hay những quy định được đặt ra bởi công ty, thì quy trình off-boarding cho nhân viên trong công ty cũng cần được thiết kế đầy đủ, tránh những rắc rối phát sinh và dễ dàng hơn để chuyển giao cho người mới.

Một quy trình off-boarding chuẩn xác giúp cả doanh nghiệp và nhân viên nghỉ việc biết được cần phải làm gì tiếp theo

Vì sao quy trình off-boarding lại quan trọng với doanh nghiệp?

Khi một nhân viên rời khỏi công ty, bất kể trong hoàn cảnh nào, bạn phải luôn luôn thực hiện một quy trình off-boarding thích hợp. Điều này sẽ đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của cả hai bên, đồng thời giúp luồng công việc không bị gián đoạn quá nhiều khi chuyển giao lại cho người khác.

Rõ ràng chi tiết và độ dài của quy trình này sẽ khác nhau đối với các vị trí công việc và thâm niên làm việc khác nhau, nhưng chung quy lại công ty vẫn cần một quy trình cơ bản, và chuẩn xác. Bạn cần phải có cả cuộc trò chuyện trực tiếp và tài liệu bằng văn bản trong quy trình này.

Đối với người lao động muốn nghỉ việc (đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động), khoản 2 Điều 37 Bộ luật Lao động 2012 quy định như sau:

  • Nếu lỗi phát sinh từ phía công ty (không đảm bảo được thiết bị, điều kiện thoả thuận trong hợp đồng,…), nhân viên phải báo trước ít nhất 3 ngày
  • Đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn thì nhân viên phải báo trước ít nhất 30 ngày.
  • Đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn thì nhân viên phải báo trước ít nhất 45 ngày.

Tuy nhiên, trên thực tế các doanh nghiệp thường lỏng tay hơn trong việc bắt buộc thời hạn báo nghỉ việc của nhân viên, ví dụ từ 10-15 ngày cũng có thể chấp nhận.

Bởi lẽ những gì bạn cần thực hiện trong quá trình off-boarding nhân viên sẽ không cần quá nhiều thời gian một khi bạn đã có checklist hướng dẫn đầy đủ.

Các thủ tục giấy tờ và bàn giao cần thiết khi nhân viên xin nghỉ việc

#Bước đầu tiên: Xử lý thông tin xin nghỉ việc

Ngay khi biết nhân viên của mình có dự định rời đi, bạn nên cân nhắc thông báo tin họ chuẩn bị nghỉ việc với một số đối tượng cần thiết. Lưu ý rằng không phải tất cả đội ngũ nhân sự của công ty đều cần biết việc này, tránh việc nhiễu loạn thông tin hoặc nảy sinh các thông tin sai lệch.

  • Nói với những người còn lại về việc nhân viên đó đã nghỉ việc. Điều này có thể sẽ khiến họ có một chút bất ngờ, nhưng sau tất cả thì nó dẹp bỏ được tất cả các loại tin đồn tiêu cực xoay quanh doanh nghiệp (sắp phá sản, có mâu thuẫn nội bộ, phân biệt đối xử,…) – những thứ mang lại hậu hoạ sau này.
  • Để các nhóm hỗ trợ biết về nhân viên nghỉ việc. Trong trường hợp nhân viên có ý định nghỉ việc chỉ trao đổi với quản lý trực tiếp, hãy để thông tin đến được các bộ phận hỗ trợ có liên quan khác. Bộ phận nhân sự sẽ cần chuẩn bị giấy tờ, bật chế độ mở cho các tin tuyển dụng hấp dẫn trên website; cũng như bộ phận IT cần thực hiện các thay đổi truy cập hệ thống như vô hiệu hoá tài khoản đăng nhập vào hệ thống chung của doanh nghiệp.
  • Nếu nhân viên đó làm việc trực tiếp với khách hàng, hãy quyết định thời điểm và cách thức phù hợp để báo với khách và thiết kế quy trình chuyển giao cho nhân sự mới sao cho trải nghiệm của khách hàng không bị gián đoạn.
  • Nếu người nghỉ việc là nhân sự có vị trí quan trọng trong công ty, sẽ là khôn ngoan khi bạn công bố tin tức ra bên ngoài. Chắc hẳn các cổ đông sẽ không muốn bị cảm thấy thiếu an toàn khi đột ngột phát hiện ra tin tức mà bạn gần như đã giấu nhẹm.

#Bước thứ 2: Chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu liên quan

Hãy lập ra một checklist chi tiết để sử dụng trong quy trình off-boarding nhân viên

Danh sách các tài liệu cần thiết cho việc kết thúc hợp đồng lao động với một nhân viên gồm có:

1. Mẫu thư xin nghỉ việc / từ chức hoặc một hình thức văn bản khác thể hiện việc nhân viên quyết định muốn chủ động nghỉ việc.

2. Cam kết bảo mật thông tin

Một bản cam kết tương tự đã được ký kết lúc nhân viên mới nhận việc, nhưng mới chỉ nhấn mạnh vào trách nhiệm và nghĩa vụ của cá nhân trong quá trình làm việc tại công ty. Bây giờ, khi nhân viên đã không còn là một phần trong đội ngũ nhân sự nữa, bản cam kết mới với một số điều khoản thay đổi là cần thiết.

3. Biên bản bàn giao công việc

Biên bản bàn giao công việc là loại giấy tờ không thể thiếu khi một nhân viên của bạn rời đi. Người nhận bàn giao sẽ là quản lý trực tiếp của nhân viên đó.

Một số thông tin cần có trong biên bản:

  • Checklist các đầu việc đã hoàn thành
  • Checklist các đầu việc đang làm dở dang
  • Checklist các đầu việc chưa làm
  • Nơi lưu trữ các tài liệu và dữ liệu đã tích luỹ được trong quá trình làm việc
  • Tên tài khoản + mật khẩu đăng nhập vào các tài khoản thuộc sở hữu chung của công ty như tài khoản G-suite, tài khoản Dropbox, tài khoản đăng nhập vào phần mềm trả phí (do công ty chịu phí),…

Checklist công việc cùng với tình trạng của nó càng đặc biệt cần thiết nếu nhân viên của bạn đang làm việc theo các dự án. Những đồng nghiệp khác sẽ cần làm tiếp những gì? Người mới tuyển vào thay thế phải bắt đầu từ đâu? Làm thế nào để kiểm tra lại kết quả một công việc cũ? Những câu hỏi này sẽ được làm rõ khi nhìn vào biên bản bàn giao công việc.

Lưu ý rằng nhân viên của bạn không phải là một con robot để có thể tổng kết lại được toàn bộ công việc cũng như chi tiết cách thức làm từng việc. Bạn không thể đòi hỏi họ phải liệt kê đủ 100 đầu việc nếu như họ khẳng định bản thân chỉ giới hạn tới con số 60.

Vậy giải pháp tối ưu nhất trong trường hợp này là gì?

Là bạn cần lên kế hoạch chi tiết và giao việc cho nhân viên trên một hệ thống chuyên nghiệp, đồng thời cho phép nhân viên cập nhật các kết quả làm việc trên đó. Quá trình này cần diễn ra từ trước và xuyên suốt thời gian làm việc của nhân viên, chứ không phải chỉ đến khi nghỉ việc mới vô vọng lục lại trí nhớ.

Gợi ý: Phần mềm quản lý công việc & dự án Base Wework được thiết kế để hệ thống hoá và theo dõi trực quan tất cả công việc và tiến độ thực hiện của nhân viên. Một số dữ liệu mà phần mềm ghi lại real-time rất hữu ích cho bất kỳ việc bàn giao hay đánh giá nào:

  • Mỗi nhân viên đang tham gia bao nhiêu dự án / phòng ban, vai trò như thế nào
  • Checklist công việc của nhân viên đó trong từng dự án / phòng ban
  • Mô tả công việc (deadline, dữ liệu có sẵn, tài liệu liên quan,…)
  • Trạng thái từng đầu việc (đã hoàn thành / đang hoàn thành / quá hạn)
  • Kết quả thực hiện từng đầu việc (dạng text hoặc file)
  • Các bình luận, trao đổi xoay quanh mỗi đầu việc

Hơn nữa, ứng dụng Base Drive được tặng kèm chính là kho lưu trữ tài liệu nội bộ rất bảo mật và khoa học.

Quản lý các nhiệm vụ, công việc của từng nhân sự dễ dàng hơn với ứng dụng Base Wework

4. Biên bản bàn giao trang thiết bị

Khi nhân viên vào nhận việc, công ty sẽ cấp cho họ một số trang thiết bị cần thiết để phục vụ công việc như máy tính, máy in, điện thoại, tủ đồ mini, chìa khoá,… với một biên bản bàn giao gồm các điều luật và quy định.

Khi nhân viên đó nghỉ việc, lẽ dĩ nhiên là cần một biên bản bàn giao lại những thứ đó cho công ty. Lưu ý rằng bạn có quyền yêu cầu bồi thường hay đền bù bất kỳ tài sản nào thuộc sở hữu của công ty mà nhân viên đánh mất, làm hư hại,… (điều này đã thoả thuận rõ trong biên bản bàn giao lúc nhận việc).

5. Các tài liệu liên quan tới thuế và bảo hiểm

Các tài liệu chuyên môn kế toán như thế này cần có thời gian để chuẩn bị. Lý tưởng nhất, nhân viên nên nhận những thứ này vào ngày làm việc cuối cùng. Nhưng trên thực tế nhân viên có thể nghỉ việc và quay lại công ty khoảng 2-3 ngày sau đó để hoàn tất các thủ tục giấy tờ này.

#Bước thứ 3: Lập kế hoạch và bắt đầu quá trình bàn giao công việc

Khi có một nhân viên nghỉ việc, sẽ có người khác đảm nhận nhiệm vụ thay thế, hay nói cách khác là nhận các công việc được bàn giao lại ở trên.

Nếu đó là một thành viên cũ trong cùng đội nhóm, mọi thứ có vẻ dễ dàng hơn vì ít nhiều đã có sự quen thuộc. Còn nếu công ty bạn quyết định tuyển một người mới, kế hoạch và quy trình sẽ cần kỹ lưỡng hơn.

  • Số lượng người mới là 1 hay 2?
  • Cần tuyển thêm người giàu kinh nghiệm hay junior để vừa làm việc vừa đào tạo tại chỗ (on-the-job training)?
  • Nhân viên thay thế phải bắt đầu làm việc từ đâu? Mọi thứ liệu có giống hệt như trong bản mô tả công việc?
  • Trong checklist các đầu việc đang làm dở, đâu là việc khẩn cấp cần chuyển giao ngay, đâu là việc có thể hoãn lại, và đâu là việc nhân viên cũ phải hoàn thành trước khi nghỉ việc?

Nếu đó là một vị trí quan trọng, bạn thậm chí có thể đưa nhân viên mới vào sớm hơn (khi nhân viên cũ chưa thực sự rời đi) để theo dõi công việc và nhận được sự hướng dẫn của người đã giàu kinh nghiệm.

#Bước 4: Thực hiện một cuộc phỏng vấn thôi việc (exit interview)

Bạn muốn nhận về phản hồi trung thực và chân thành nhất từ một nhân viên đang có ý định rời đi, hãy tổ chức một cuộc phỏng vấn thôi việc. Đừng e ngại lảng tránh các lời phê bình, bởi đó chính là bài học quý giá để cải thiện EVP doanh nghiệp và giữ chân nhân viên của bạn trong tương lai.

Trước khi nhân viên của bạn thực sự rời đi, hãy tổ chức một cuộc phỏng vấn thôi việc

Người góp mặt trong buổi phỏng vấn thường là quản lý trực tiếp, cũng là người gắn bó và thấu hiểu công việc của nhân viên đó nhất. Một số nội dung gợi ý như sau:

  • Hỏi han về tình hình công việc, cảm nghĩ của nhân viên trong hiện tại
  • Bày tỏ nguyện vọng muốn biết lý do thực sự tại sao nhân viên rời đi
  • Góp ý của nhân viên dành cho công ty, đội nhóm, cá nhân,..
  • Nguyện vọng của nhân viên sau khi nghỉ việc

Sau khi đã có được các thông tin hữu ích, hãy truyền đạt chúng tới đội ngũ quản lý và các bên có liên quan. Nếu có điều gì đó cần thay đổi, hãy thay đổi. Nếu một vấn đề mới nảy sinh nhưng chưa có bằng chứng xác thực (ví dụ như một tin đồn về sự tiêu cực trong công ty), đừng quên đưa nó vào danh sách theo dõi.

#Bước 5: Hủy bỏ quyền truy cập, thu hồi các tài khoản nội bộ công ty

Trong biên bản bàn giao công việc ở bước 3, nhân viên nghỉ việc của bạn đã liệt kê tất cả tên tài khoản và mật khẩu đăng nhập vào các tài khoản thuộc sở hữu của công ty. Sau khi đã hoàn tất các thủ tục cần thiết để chấm dứt sự ràng buộc của hai bên, đã đến lúc bạn xử lý nốt các tài khoản nội bộ của nhân viên đó.

Có nhiều phương án khác nhau cho từng loại tài khoản, ví dụ như:

  • Thay đổi mật khẩu và mã đăng nhập các tài khoản được dùng lại cho người khác: tài khoản Dropbox, email có danh xưng là bộ phận Customer Success,…
  • Xoá người dùng khỏi các group chat Facebook, Zalo,…
  • Điều hướng thông tin email và cuộc gọi liên hệ tới nhân viên đó sang contact mới
  • Huỷ kích hoạt các tài khoản dùng trong hệ thống nội bộ: tài khoản G-suite, tài khoản trên hệ thống phần mềm cộng tác, hệ thống lưu trữ tài liệu,…

Một mẹo hay cho bạn để dễ dàng quản lý các tài khoản cá nhân này là tích hợp tất cả các phần mềm, ứng dụng cần thiết trên một nền tảng Base Platform và đăng nhập sử dụng chỉ với một tài khoản duy nhất. Nền tảng này hiện đã có sẵn 20+ ứng dụng chuyên biệt cho từng nghiệp vụ quản lý trong doanh nghiệp và dễ dàng tích hợp với các ứng dụng ngoài. Base Platform phân quyền người dùng rất chặt chẽ, và bạn – với tư cách Owner hoặc Admin hệ thống, chính là người có quyền tạo mới hoặc huỷ kích hoạt bất kỳ tài khoản nhân viên nào.

 

Mỗi nhân viên chỉ cần 1 tài khoản duy nhất để truy cập vào tất cả các ứng dụng thuộc nền tảng Base Platform

#Bước 6: Lưu trữ thông tin nhân viên và các kênh mở để liên lạc thêm

Đồng minh luôn tốt hơn kẻ thù, chưa kể rằng một nhân viên cũ có thâm niên sẽ sở hữu nhiều kinh nghiệm mà bạn có thể hỏi tới sau này hoặc là nguồn giới thiệu nhân viên uy tín nhất. Vì vậy, hãy khuyến khích nhân viên cũ của bạn giữ liên lạc, ít nhất là với bộ phận nhân sự và các thành viên thân thiết cùng đội nhóm.

Bên cạnh đó, đảm bảo rằng hồ sơ nghỉ việc cho nhân viên đó đã hoàn thiện và được lưu trữ tại công ty bạn theo đúng quy định.

Kết luận

100% các tổ chức đều phải trải qua quá trình off-boarding này. Nhưng hiệu quả và lợi ích của nó lại được phân hoá bởi chính cách doanh nghiệp hình thành quy trình và áp dụng trong thực tiễn.

Lưu ý rằng 5 bước được hướng dẫn trong bài viết này chỉ là mẫu quy trình chung nhất, mà mỗi doanh nghiệp đều có thể cá nhân hoá cho riêng mình. Chúc bạn thành công!

Bên cạnh các bài blog chất lượng, Cộng đồng HR 4.0 | Base People còn đem tới các bạn những số tạp chí online được biên soạn kĩ lưỡng với hàm lượng kiến thức sâu rộng, phục vụ thiết thực cho công việc hàng ngày của những người làm tuyển dụng-nhân sự và quản lý doanh nghiệp.

 

Nguồn : resources.base.vn

CÔNG TY TNHH HBMEDIA - HBMEDIA CO.,LTD
Trụ sở: 242/8D Bà Hom -Phường 13, Quận 6 - Hồ Chí Minh
Điện thoại : (028) 6253 8332
Tư vấn dịch vụ : 0933 576 079
Chăm sóc khách hàng : 0933 534 039
Từ 8h00 – 18h00 các ngày từ thứ 2 đến thứ 7

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *