Làm thế nào để tối ưu hoá quy trình tuyển dụng: Rút ngắn lại chính là đẩy nhanh lên

Không có một doanh nghiệp nào tồn tại mà không trải qua quy trình tuyển dụng. Nhưng bạn đã biết cách rút ngắn và tối ưu hiệu quả của nó chưa?

Một nghiên cứu mới đây đã chỉ ra rằng, trong khi 38% người tìm việc trong thị trường hiện tại nhận được nhiều hơn một lời mời làm việc , thì gần hai phần ba (63%) đã chấp nhận lời đề nghị khác vì họ phải chờ đợi quá lâu để được làm ở vị trí công việc ưa thích.

Các con số trên chứng tỏ điều gì?

Ngày nay, khi thành công trong kinh doanh phụ thuộc vào việc xây dựng đội ngũ nhân viên giỏi và tài năng, các công ty cần hành động nhanh chóng để đảm bảo tìm kiếm và tuyển dụng thành công các ứng viên lý tưởng.

Quy trình tuyển dụng chậm chạp – vốn là nguyên nhân chính khiến sự chậm trễ kéo dài trong quá trình tuyển dụng, có thể mang lại một loạt hậu quả tiêu cực cho các công ty:

• Rủi ro lớn nhất là việc bỏ lỡ các ứng viên hàng đầu
• Khối lượng công việc tồn đọng mà không có nhân sự đảm nhận, gây chậm tiến độ và năng suất chung
• Gia tăng chi phí tuyển dụng, tốn công sức của nhân viên
• Làm gián đoạn trải nghiệm làm việc của đồng nghiệp / ứng viên, phát sinh cảm xúc tiêu cực
• Làm xấu đi thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp

Nếu bạn là nhà quản lý của một doanh nghiệp đang phát triển hoặc một startup đang tăng trưởng nóng, vấn đề quy trình tuyển dụng kéo dài rất dễ khiến bạn bị bỏ lỡ các mục tiêu trong tầm tay. Còn đối với các doanh nghiệp và tập đoàn lâu đời, rất có thể bạn chưa nhận thức đúng được sự chậm chạp của quy trình, hoặc biết nhưng vẫn bảo thủ với tâm lý ngại thay đổi.

Quy trình tuyển dụng chậm chạp gây ra hàng tá vấn đề rắc rối trong doanh nghiệp

Đó là lý do vì sao doanh nghiệp cần rút ngắn lại và tối ưu hoá quy trình tuyển dụng từ bước đăng tin tuyển dụng, gửi offer lương cho tới ngày đầu tiên nhân viên mới đến nhận việc. Tiêu chí của quy trình này là gì? Câu trả lời cơ bản nhất (nhưng không hề dễ dàng) có lẽ là logic, ngắn gọn và áp dụng các công nghệ phù hợp.

LinkedIn chính là một case study điển hình đã rút gọn thành công quy trình tuyển dụng.

Một năm trước, quy trình tuyển người mới cho đội ngũ sản phẩm của LinkedIn không tốt, hay thậm chí là khá tệ. Con số được công bố chính thức cho thấy các ứng viên phải trải qua từ 1 đến 12 cuộc phỏng vấn với trung bình 8 lần phỏng vấn trực tiếp. Và thời gian để thực hiện trọn vẹn quá trình tuyển dụng này lên tới 83 ngày.

Để khắc phục điều này, SVP Ryan Rolansky đã tin tưởng giao lại trọng trách tuyển dụng cho Amy Schultz. Sau đó, Amy đã hợp tác với chánh văn phòng Caroline Gaffney và nhóm People Analytics để xem xét quá trình tuyển dụng từ trên xuống dưới. Họ đã đại tu tất cả mọi thứ, từ số lượng và tính chất của các cuộc phỏng vấn, các tiêu chí làm thước đo năng lực ứng viên đến đào tạo chuyên môn cho người phỏng vấn.

Và kết quả không thể tuyệt vời hơn. Thời gian trung bình để một ứng viên đi hết quy trình tuyển dụng đã giảm xuống còn 41 ngày (giảm tới hơn 50%).

Đúc rút kinh nghiệm quý giá của LinkedIn và các doanh nghiệp đã triển khai thành công khác, dưới đây là các tư vấn chiến lược sáng tạo và hiệu quả dành cho bạn để doanh nghiệp thực sự sở hữu một quy trình tuyển dụng hoàn hảo.

#1. Giảm thiểu các bước phỏng vấn không cần thiết

Khi công ty hiện tại của bạn chỉ có một số ít nhân viên, quy trình tuyển dụng phải trải qua nhiều vòng, bài test năng lực và tương tác xã hội nhằm tạo ra ý nghĩa bảo vệ sự phát triển thương hiệu của bạn.

Khi quy mô doanh nghiệp mở rộng hơn, quy trình phỏng vấn này vẫn quan trọng, nhưng bạn hoàn toàn có các cách tốt hơn để rút ngắn vòng đời ứng viên, tiết kiệm thời gian và công sức mà vẫn đảm bảo chất lượng tuyển dụng.

Ví dụ, Sharon Richner – giám đốc nhân sự của FLIK Hospitality Group (Mỹ) – khuyên bạn nên tổ chức buổi phỏng vấn ứng viên trước một hội đồng bao gồm những người cần thiết, thay vì phải tách lẻ thành 3-5 cuộc phỏng vấn một-một trước kia. Phương pháp này thực sự đã tránh được các câu hỏi và câu trả lời lặp lại, rút ngắn quy trình tuyển dụng tổng thể, đồng thời cung cấp cho ứng viên cái nhìn sâu sắc hơn về văn hoá doanh nghiệp.

LinkedIn đã chứng minh khả năng thần kỳ của phương pháp này trong việc rút ngắn quy trình tuyển dụng.

Trong năm ngân sách 2018, tất cả ứng viên cho các vị trí quản lý cấp cao tại LinkedIn đều cần trải qua nhiều cuộc phỏng vấn, có trường hợp lên tới 12 lần. Trung bình, để tuyển được một nhân viên chính thức sẽ tiêu tốn khoảng 30 giờ chỉ để phỏng vấn.

Với nỗ lực thay đổi tình hình, LinkedIn đã quyết định rút ngắn con số thành 6 cuộc phỏng vấn cố định, bao gồm cả online và gặp mặt trực tiếp. Để thuận tiện cho các ứng cử viên, và cũng là để đẩy nhanh quá trình, 4 cuộc phỏng vấn tại chỗ hiện được sắp xếp diễn ra trong cùng ngày với khoảng thời gian nghỉ ngắn giữa mỗi cuộc.

Kết quả đạt được thật đáng kinh ngạc, số giờ trung bình cần thiết để phỏng vấn một người giảm từ 30 xuống 12. Tuyệt hơn nữa, tốc độ tuyển dụng mới này không hề ảnh hưởng tới tâm lý ứng viên hay gây ra sự phân biệt giới tính: 47% số người được thuê kể từ khi triển khai quy trình tuyển dụng mới là phụ nữ.

#2. Xây dựng các tiêu chí đánh giá ứng viên cụ thể

Trong một tình huống lý tưởng, ứng viên tiềm năng là người có thể đáp ứng tất cả yêu cầu và mơ ước bạn đặt vào vị trí công việc. Đó là người vừa có khả năng làm việc độc lập vừa có thể làm việc nhóm hoàn hảo mà không cần chỉ dẫn, đồng thời cũng sở hữu tố chất lãnh đạo.

Nhưng quá thường xuyên, các nhà tuyển dụng luôn để tâm quá mức vào hình mẫu lý tưởng màu hồng đó thay vì tập trung vào các kỹ năng cứng và mềm cụ thể. Hệ quả của các thông số kỹ thuật quá chung chung và phi thực tế này là, công ty bỏ lỡ các ứng viên tiềm năng, hoặc phải mất thêm rất nhiều thời gian để tuyển được người – cũng với tâm thế khá là miễn cưỡng.

Những lãng phí dài hạn này có thể cắt bỏ hoàn toàn nếu bạn xây dựng một Bộ từ điển năng lực chung của doanh nghiệp ở giai đoạn đầu của quy trình tuyển dụng.

Những bộ từ điển năng lực được sử dụng phổ biến nhất hiện nay đều được xây dựng dựa trên mô hình tiêu chuẩn nghề nghiệp ASK gồm ba nhóm chính:

• Knowledge (Kiến thức): Thuộc về năng lực tư duy
• Skill (Kỹ năng): Kỹ năng thao tác
• Attitude (Phẩm chất / Thái độ): Thuộc về phạm vi cảm xúc, tình cảm

Trong mỗi chuẩn năng lực lại bao gồm định nghĩa, 5 mức độ biểu hiện hành vi và bộ câu hỏi phỏng vấn dành riêng cho chuẩn năng lực đó (ví dụ: Tinh thần khởi nghiệp, dấn thân).

Mô hình ASK là gì: Mô hình đánh giá năng lực nhân sự chuẩn quốc tế

Với mỗi vị trí công việc trong công ty, hãy chọn ra các chuẩn năng lực phù hợp và xếp chúng cố định thành tiêu chí chuẩn mực để dùng cho mọi công tác tuyển dụng về sau. Tham khảo thêm tại trang https://talent.vn/ để biết cách xây dựng từ điển năng lực và khung tham chiếu “xây dựng một lần – dùng trọn đời” cho quy trình tuyển dụng.

Vị trí Product Manager tại LinkedIn đã được tuyển dụng thành công bằng cách này. Nhóm vận hành sản phẩm đã cắt giảm số năng lực cốt lõi dùng để đánh giá ứng viên thành công từ 7 xuống còn 4, đồng thời đảm bảo mọi người đều hiểu được bản chất của chúng. Kết quả, các nhà quản lý được tuyển về với thời gian nhanh chóng mà vẫn đảm bảo đủ năng lực để đảm trách công việc.

#3. Loại bỏ các “nút cổ chai”

Giám đốc marketing của công ty bạn là một nhân tài trong lĩnh vực của anh ấy – có chuyên môn về digital, content, SEO, PR – event và truyền thông nội bộ. Nhưng sẽ ra sao nếu anh ấy đóng vai trò là một người xem xét và chọn lọc CV xin việc?

Rất tiếc là giám đốc marketing của bạn rất bận và thường quên bẵng đi việc duyệt hàng tá CV hằng ngày. Điều này thực sự mang lại khó khăn cho bộ phận tuyển dụng – một nút thắt cổ chai khiến quy trình bị tắc nghẽn nghiêm trọng.

Biết là vậy, nhưng không thể loại bỏ vai trò của các nhà lãnh đạo và quản lý cấp cao ấy khỏi quy trình tuyển dụng được. Bởi chỉ có họ mới là người thực sự hiểu về doanh nghiệp nhất, và cũng là những người đánh giá chính xác nhất được ai là ứng viên tiềm năng nên tuyển vào.

Lời giải hiệu quả cho bài toán này là biến việc xét duyệt CV thành thước đo hiệu suất cho các nhà quản lý. Nói cách khác, đặt nút ưu tiên cho nhiệm vụ tuyển dụng để các nhà quản lý nhớ tới hằng ngày và có trách nhiệm hoàn thành nó.

Trước khi thực hiện “đại tu” quy trình tuyển dụng, nút cổ chai lớn nhất của LinkedIn là việc thu thập đánh giá của người phỏng vấn ứng viên qua điện thoại (technical phone screen) để có thể lên lịch phỏng vấn trực tiếp (onsites). Để gỡ nút thắt này, một khoá đào tạo kéo dài 2 giờ đã được thực hiện, với người tham dự là 16 người phỏng vấn. Những người này đã được hướng dẫn cách sử dụng bộ câu hỏi phỏng vấn có sẵn, đánh giá ứng viên và cả nhiệm vụ gửi phản hồi lại cho bộ phận tuyển dụng thông qua form chuẩn hoá.

Kết quả, từ tỷ lệ 74% hoàn thành form, mức độ đã tăng vọt lên 93%, với đại đa số người phỏng vấn hoàn thành trong khung thời gian 24 giờ.

#4. Giới hạn thời gian liên lạc phản hồi với ứng viên

Nếu như ở chiến lược thứ 2, bạn được khuyến khích cắt giảm bớt các giai đoạn trong quy trình tuyển dụng, thì ở đây, bạn sẽ nhận được lời khuyên để đơn giản hoá và chuẩn hoá trong từng giai đoạn, cụ thể là trong quá trình liên lạc hai chiều giữa ứng viên và bộ phận tuyển dụng của công ty bạn.

Thử nghĩ xem, nếu công ty bạn gửi bài test năng lực cho ứng viên và để mặc họ “khi nào làm xong thì gửi lại”, thời gian chủ động phản hồi trung bình của họ là bao nhiêu? Có khi nào bạn chợt nhận ra đã quên không gửi email báo lịch phỏng vấn cho ứng viên dù đã duyệt CV của họ?

Thay vì mòn mỏi chờ đợi 1 tuần hoặc có thể là không bao giờ có kết quả, hãy đặt giới hạn thời gian cho mỗi hành động tương tác với ứng viên. 

Ví dụ, deadline của việc nộp lại bài test năng lực là 24 giờ, cuộc phỏng vấn vòng đầu tiên phải được sắp xếp trong vòng 48 giờ,… Và bạn cũng cần nhớ rằng mọi ứng viên đều bình đẳng và cần trải qua quy trình tuyển dụng này với các yêu cầu giống nhau, không thể tự ý nới lỏng nguyên tắc chung (trừ trường hợp đặc biệt).

Và lời khuyên cuối: Hãy thống nhất một quy trình tuyển dụng chuẩn hoá và quản lý nó một cách chuyên nghiệp

Bạn sẽ thắc mắc tại sao bạn cần có một quy trình tuyển dụng chuẩn và phải quản lý nó? Liệu có nhất thiết phải xây dựng một quy trình như vậy không, trong khi hiện tại doanh nghiệp cũng vẫn tuyển được người theo “phương châm tuỳ hứng” như cũ?

Đúng, không có quy trình tuyển dụng chính thống, bạn vẫn có thể tuyển người. Nhưng cùng trung thực đánh giá lại chất lượng thực sự của cách làm đó:

• Nhân viên bộ phận HR của bạn có luôn nhớ được 100% những việc phải làm và thứ tự của chúng?
• Kết quả tuyển dụng mà nhân viên HR thực hiện có luôn đạt được như tiêu chí bạn đặt ra? Về cả thời gian, chi phí và số lượng, chất lượng ứng viên?
• Bạn sẽ theo dõi đo lường tiến độ tuyển dụng bằng cách nào? Và cả năng suất?
• Những nút thắt cổ chai, điểm tắc nghẽn có luôn được bạn phát hiện kịp lúc, trước khi quá muộn?
• Nếu bạn mở rộng team HR, bạn chấp nhận đi đến chỗ từng người một để dạy họ cách thức tuyển dụng ở công ty bạn?

Thành thực mà nói, bạn vẫn biết về những khúc mắc kia, nhưng lại ngại thay đổi và có thể là không biết cách làm thế nào để thay đổi cho đúng.

Đây là lời khuyên dành cho bạn: Đã đến lúc bạn thực sự cần quản lý quy trình để bắt kịp với thị trường cạnh tranh và xu hướng phát triển chung của các doanh nghiệp. Một hệ thống quản lý quy trình đúng đắn có thể tiết kiệm đáng kể chi phí bằng cách tự động hóa các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại, cắt giảm tối đa thời gian để thực hiện một công việc hay một dự án. 

Bạn có thể tham khảo về Base Workflow – Nền tảng quản lý và tự động hoá quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp 4.0. Đúng như tên gọi, Workflow sở hữu sức mạnh giúp quy trình tuyển dụng của bạn mượt mà và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Giao diện các giai đoạn trong một quy trình được quản lý trên hệ thống Base Workflow

Trước hết, hãy thống nhất và đưa ra một quy trình tuyển dụng hiệu quả cho doanh nghiệp bạn, rồi sau đó đưa chúng lên hệ thống Base Workflow.

Dựa trên thiết lập cụ thể cho từng giai đoạn, Base Workflow sẽ tự động hiển thị thời gian còn lại và cảnh báo quá hạn cho các job mà bạn đưa lên hệ thống. Nhìn vào giao diện trực quan, bạn sẽ dễ dàng phát hiện đâu là nút cổ chai đang bị tắc nghẽn, tiến độ tuyển dụng nói chung và trạng thái của từng ứng viên đang ở đâu. Không có các công việc thừa thãi, không còn mối cản trở sự kết nối thông tin giữa các phòng ban, và thời gian chờ cũng được rút ngắn đáng kể.

Đặc biệt, Base Workflow sở hữu APIs mở dễ dàng kết nối với các nền tảng khác để tự cập nhật dữ liệu. Bên cạnh quy trình tuyển dụng, doanh nghiệp bạn có thể đưa tất cả các quy trình nghiệp vụ khác lên hệ thống mà không cần lo lắng về dung lượng hay nhiễu loạn thông tin.

Nguồn : resources.base.vn