Chi tiết Bộ Phận Kho – nhiệm vụ, quy định, quy trình, các vị trí cần có

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM

Thiết kế Website trọn gói 2,900,000đ

Quảng cáo Google

Quảng cáo Facebook

Chăm sóc Website

Chăm sóc Fanapge

Thiết kế Mobile App

Quảng cáo Tiktok

Bộ phận kho là bộ phận rất quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, đây là một mắt xích không thể thiếu để doanh nghiệp có một dòng tiền khỏe mạnh. Hãy cùng HBMEDIA tìm hiểu thật kỹ về bộ phận này nhé.

Nhiệm vụ của bộ phận kho là gì?

Dưới đây là 5 nhiệm vụ quan trọng theo HBMEDIA tìm hiểu và liệt kê mà bộ phận kho cần thực hiện:

#1 Thực hiện các hoạt động xuất hàng và nhập hàng

• Kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập xuất
• Thực hiện việc nhập và xuất hàng cho cá nhân liên quan.
• Theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn.
• Ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho
• Trực tiếp nhập phiếu xuất vào phần mềm quản lý.

#2 Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu

• Đảm bảo tất cả các loại hàng hóa phải có định mức tồn kho tối thiểu.
• Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu.
• Nếu số lượng hàng hóa xuất / nhập biến động, phải đề xuất Giám Đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp.

#3 Sắp xếp hàng hóa trong kho

• Trực tiếp sắp xếp các loại hàng hóa trong kho.
• Sắp xếp hàng hóa tránh bị ướt, đổ vỡ…
• Lập sơ đồ kho và cập nhật sơ đồ kho khi có phát sinh hàng hóa.

#4 Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho

• Sắp xếp hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
• Với loại hàng mau hư thì phải quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước FIFO (First In First Out).
• Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn trong kho.
• Tuyệt đối đảm bảo quy tắc PCCC trong kho.
• Định kỳ hàng tháng kiểm tra lại các kệ hàng tránh kệ bị gãy đổ…

#5 Giao hàng và thu tiền từ khách hàng.

• Giao đúng và đủ hàng hóa cho khách hàng theo tiêu chí: nhanh, an toàn và tiết kiệm.
• Thu tiền hàng theo đúng hóa đơn tiếp nhận, các trường hợp không thu được tiền cần báo cáo lại cấp trên để có phương án xử lý, không tự ý bỏ hàng lại đi về.

Bộ phận kho trực thuộc phòng ban nào?

Tùy theo loại hình hoặc quy mô của công ty thì BP Kho có thể thuộc phòng logistics hoặc thuộc phòng Sản Xuất, trường hợp là công ty thương mại có tồn kho hàng hóa thì BP Kho có thể xếp vào phòng Kinh Doanh hoặc tách riêng không thuộc phòng nào cả.

Các vị trí cần có trong bộ phận kho.

Các mảnh ghép cần có để bộ phận kho có thể hoạt động một cách trơn chu và hiệu quả đó là: Trưởng kho, phó kho, kế toán kho, thủ kho, nhân viên kho, nhân viên giao hàng, nhân viên bảo hành. 

Tóm tắt một số công việc chính của các thanh viên bộ phận kho:

1. Trưởng kho: ( Vị trí Trưởng Kho/ Quản Lý Kho – Mô tả công việc, KPI, mức lương )
   • Tổ chức quản lý, điều hành chung toàn bộ hoạt động của phòng, bao gồm việc xây dựng, triển khai, kiểm soát và cải tiến các hoạt động, quá trình và nguồn lực,… của bộ phận kho.
   • Tổ chức thực hiện công tác giao nhận, vận chuyển hàng hóa theo kế hoạch giao hàng.
   • Kết hợp với phòng nhân sự tuyển dụng, đào tạo cán bộ công nhân viên thuộc bộ phận mình phụ trách.
   • Quản lý, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong bộ phận, hướng dẫn và đáp ứng môi trường làm việc hiểu quả cho cả hệ thống kho.
   • Lên kế hoạch và triển khai các nhiệm vụ như sửa chữa, cơi nới, làm mới, lắp đặt các trang thiết bị cho kho và hệ thống kho đạt chuẩn của công ty đã đề ra. Tổ chức thực hiện công tác 5S tại Kho.
   • Tổ chức và chịu trách nhiệm lập kế hoạch đặt hàng sản xuất, hàng thương mại. Tham mưu về việc dự trữ tồn kho thành phẩm-hàng hóa tối thiểu trong từng giai đoạn.
   • Tổ chức quản lý kho hàng hóa: quản lý số lượng (nhập, xuất, tồn) kho, thực hiện các thủ tục nhập, xuất kho, sắp xếp, lưu kho, bảo quản hàng hóa. Thực hiện công tác đóng gói hàng hóa giao theo yêu cầu.
   • Tổ chức giao nhận, vận chuyển, giao hàng giữa các kho và khách hàng theo yêu cầu. Kiểm soát và kiểm tra tiến độ giao hàng.
   • Quản lý đội xe giao hàng của công ty.
   • Chủ động giải quyết các công việc phát sinh liên quan. Trực tiếp hỗ trợ nhân viên của phòng kho vận giải quyết các trường hợp khó khăn hoặc vướng mắc trong công việc vượt quá khả năng xử lý của bản thân họ (nếu có).
   • Thực hiện các công việc phát sinh khác theo chỉ đạo của cấp trên và ban giám đốc.
2. Phó kho:
   • Hỗ trợ các công việc của Trưởng kho
   • Thực hiện các nhiệm vụ do Trưởng kho giao.
3. Kế toán kho:
   • Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi làm thủ tục Xuất/ Nhập hàng hóa vào kho Kiểm tra các hóa đơn.
   • Đối chiếu và nhập dữ liệu hàng hóa vào hệ thống.
   • Hạch toán việc xuất nhập hàng hóa, nguyên vật liệu.
   • Làm báo cáo hàng tồn kho, báo cáo xuất nhập tồn.
   • Kiểm soát các khoản thu chi dưới kho.
   • Thu tiền và gửi về cho trưởng bộ phận kế toán hoặc người được chỉ định.
   • Các công việc khác từ Trưởng kho/ Phó kho
4. Thủ kho (xem chi tiết Thủ kho là gì? Mô tả công việc, KPI, mức lương của vị trí thủ kho )
   • Đảm bảo an toàn hàng hóa tại kho.
   • Sắp xếp hàng hóa một cách tối ưu nhất
   • Đóng và xuất đơn hàng
   • Kiểm hàng trong kho
   • Vệ sinh, dọn dẹp kho.
   • Các công việc khác từ Trưởng kho/ Phó kho
     
5. Nhân viên kho:
   • Đóng và xuất hàng.
   • Hỗ trợ kiểm hàng định kỳ nếu cần
   • Vệ sinh và dọn dẹp kho.
   • Các công việc khác từ Trưởng kho/ Phó kho
6. Nhân viên giao hàng ( xe chi tiết vị trí Nhân viên giao hàng)
   • Lấy hàng từ địa chỉ được giao và giao hàng trong khu vực được phân công.
   • Xếp, dỡ hàng hóa, chở hàng đúng quy cách.
   • Bảo quản tốt hàng hóa khi giao.
   • Bảo quản tốt tài sản, công cụ, dụng cụ trong công tác giao hàng.
   • Giao hàng cho khách hàng đảm bảo chất lượng hàng hóa, kịp thời về thời gian đúng địa điểm.
   • Các công việc khác từ Trưởng kho/ Phó kho
7. Nhân viên kỹ thuật ( bảo hành):
   • Chịu trách nhiệm xử lý các bảo hành cho khách hàng
   • Hỗ trợ đóng gói và xuất đơn hàng.
   • Hỗ trợ kiểm hàng theo định kỳ
   • Vệ sinh, dọn dẹp kho
   • Các công việc khác từ Trưởng kho/ Phó kho

Tùy theo mô hình cũng như quy mô công ty sẽ có đầy đủ các vị trí trên hoặc là sẽ cắt giảm 1 số vị trí. Trong đó có một số vị trí có thể do cùng một người đảm nhiệm được như: Trưởng kho kiêm thủ kho, nhân viên kho kiêm nhân viên bảo hành, kế toán kho có thể kiêm thêm vị phí phó kho…Tuy nhiên có 2 vị trí không nên để cùng một người đảm nhiệm đó là Trưởng kho và Kế toán kho.

Sơ Đồ Tổ Chức Công Việc Bộ Phận Kho

Các Quy Định Chung Bộ Phận Kho

1. Đi làm đúng giờ, chấm công đầy đủ bằng máy chấm công.
2. Làm việc nghiêm túc, trách nhiệm, không vừa làm vừa nô đùa.
3. Luôn có tinh thần học hỏi, cầu tiến.
4. Hòa đồng với đồng nghiệp, tôn trọng, lịch sự với khách hàng.
5. Nhận trách nhiệm nếu vô tình gây ra lỗi.
6. Không được tự ý sử dụng các sản phẩm trong kho.
7. Không được tự ý lấy sản phẩm, công cụ dụng có trong kho về sử dụng hoặc cho mượn.
8. Dưới kho luôn đảm bảo có đủ nhân sự để hoạt động.
9. Luôn luôn phải có trưởng kho hoặc phó kho đi làm
10. Bảo quản hàng hóa và đảm bảo an toàn cháy nổ dưới kho.
11. Không cho người lạ hoặc người không có thẩm quyền vào kho.
12. Không được cho gửi hàng hóa không thuộc công ty vào kho.
13. Mặc đồng phục khi giao hàng hoặc bảo hành cho khách.

Các Quy Trình Cần Có Của Bộ Phận Kho

1. Quy Trình Nhập kho
2. Quy Trình Xuất Kho
3. Quy Trình Xuất Đơn Hàng
4. Quy Trình Sắp Xếp Hàng Hóa Trong Kho
5. Quy Trình Đóng Gói Sản Phẩm
6. Quy Trình Kiểm Kho
7. Quy Trình Bảo Hành
8. Quy Trình Tiêu Hủy Hàng Hỏng
9. Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng Giao Không Thành Công
10. Đang cập nhật thêm….

Một số phần mềm quản lý kho hữu ích.

Đề có thể vận hành một bộ phận kho hiệu quả thì không thể thiếu các phần mềm hỗ trợ, Hoài AnZ xin chia sẻ một số phần mềm hữu ích của Việt Nam, mọi người tìm hiểu và lựa chọn cho mình phần mềm phù hợp nhất:

• Nhanh.vn
• KiotViet
• Sapo POS
• SUNO
• Abit
• Misa
• ….

Ngoài ra còn rất nhiều phần mềm khác mọi người có thể tìm trên google thông qua từ khóa: “Phần mềm quản lý kho”. Hoài AnZ sẽ dành thời gian để tìm hiểu và phân tích ưu điểm và nhược điểm của các phần mềm quản lý kho tại bài viết: Top 10 phần mềm quản lý kho tốt và phù hợp nhất 2021 mọi người có thể tham khảo thêm.

 

Một Số Vấn Đề Thường Gặp Trong Khi Vận Hành và Quản Lý Bộ Phận Kho

Đặc thủ của bộ phận kho là công việc thường nặng nhọc, môi trường làm việc không được tốt và thoải mái như các phòng ban khác trong công ty nên đây cũng là bộ phận thường xáo trộn về nhân sự nhiều. Dưới đây là một số vấn đề thường gặp khi quản lý bộ phận kho.

1. Không giữ được các nhân viên kho: thường các nhân viên kho chỉ làm việc được 1 – 2 năm sau đó sẽ nghỉ để tìm công việc khác mà họ cho rằng tốt hơn. và điều ảnh hưởng lớn nhất đến quyết định nghỉ việc chính là tiền lương, cơ hội thăng tiến và sự quan tâm của công ty.
2. Không kiểm soát kỹ lượng hàng hóa ra vào: Thường sẽ rất ít công ty xây dựng cho mình bộ tiêu chuẩn về chất lượng hàng hóa, chính vì vậy việc tiếp nhận hàng hóa khi nhà cung cấp chuyển tới kho có xuất hiện 1 số lỗi nhỏ nhưng vấn được nhập kho. Nhưng khi xuất hàng cho khách thì lại bị khách hàng trả về do chất lượng không đạt. Vấn đề này khá phổ biến trong lĩnh vực Nội Thất.
3. Sắp xếp hàng hóa trong kho không hợp lý: Việc sắp xếp hàng hóa không hợp lý ảnh hưởng tới việc xuất hàng, kiểm hàng và bảo quản hàng hóa trong. Đặc biệt các kho hàng nặng sẽ gây lãng phí sức lực của nhân viên kho.
4. Không có quy trình làm việc chi tiết và đầy đủ
5. Không có mô tả chi tiết công việc, quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên bộ phận kho.
6. Không có quy chế thưởng phạt rõ ràng.
7. Đang cập nhật thêm….

Một số từ khóa tìm kiếm bài viết và các tài liệu liên quan trên google: Bộ phận kho, vai trò bộ phận kho, chức năng bộ phận kho…

Nguồn : hoaianz.com