Chỉ số đo lường độ thành công của dự án

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM

Thiết kế Website trọn gói 2,900,000đ

Quảng cáo Google

Quảng cáo Facebook

Chăm sóc Website

Chăm sóc Fanapge

Thiết kế Mobile App

Quảng cáo Tiktok

Nhằm cải thiện hiệu suất kinh doanh của công ty, đo lường khả năng thành công của dự án là một bước vô cùng quan trọng và cần thiết. Quá trình đo lường này bao gồm cả việc phân tích dữ liệu của những dự án trong quá khứ, từ đó liên tục cải tiến những dự án mới – mục đích nhằm tạo ra ít sai lầm hơn và đạt được hiệu suất cao hơn. Các doanh nghiệp thành công là những doanh nghiệp đã dành nhiều thời gian và công sức để xác định được định nghĩa của thành công, để họ sẽ biết khi nào mình đã đạt được nó. Vậy, vai trò của dữ liệu trong quá trình đánh giá và phân tích khả năng thành công của một dự án là gì? Đâu là các chỉ số đo lường mức độ thành công của một dự án? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau.

1. Những tiêu chí của một dự án thành công

Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu thế nào là một dự án thành công. Dự án thành công nên đáp ứng đủ tất cả các khía cạnh của dự án, chẳng hạn như:

• Tiêu chí quản lý dự án
  – Hoàn thành đúng thời hạn
  – Hoàn thành trong ngân sách cho phép
  – Đạt yêu cầu về chất lượng
  – Đáp ứng mục tiêu thương mại về doanh thu và lợi nhuận
• Tiêu chí sản phẩm
  – Đáp ứng mọi yêu cầu của người dùng cuối (end-user)
  – Sự hài lòng của khách hàng

Nếu sản phẩm mang lại một số lợi ích cụ thể, ta có thể bổ sung thêm nhiều tiêu chí chính xác hơn nhằm đo lường mức độ đáp ứng của từng lợi ích đó.

2. Những yếu tố dùng để đo lường mức độ thành công

Sau khi đã xác định tiêu chí hay định nghĩa của một dự án thành công, ta cần quyết định những yếu tố nào sẽ được dùng để đo lường mức độ thành công đó. Dưới đây là 6 yếu tố mà các nhà quản lý có thể sử dụng để tạo ra các số liệu xác định thành công của dự án:

• Lợi ích được cung cấp bởi dự án
• Thời gian/ Lịch trình để cung cấp đầu ra dự án
• Chi phí
• Phạm vi công việc (scope of work)
• Chất lượng của sản phẩm và chất lượng của quá trình
• Rủi ro có thể xảy ra

3. 7 metrics đánh giá khả năng thành công của dự án

• Năng suất

Dữ liệu này sẽ giúp xem xét khả năng sử dụng tài nguyên của một công ty và cho thấy mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra. Bạn nhận được bao nhiêu phần trăm so với lượng tài nguyên mà bạn đã sử dụng cho một dự án? Một tỷ lệ năng suất lý tưởng là kết quả của việc tạo ra được nhiều hơn so với những gì đã bỏ ra.

Cách tính: Năng suất = Đơn vị đầu vào / Đơn vị đầu ra

Metrics này hoạt động tốt nhất với các dự án có đầu ra tương đương nhau, chẳng hạn như các nhà máy, và không thích hợp với các dự án có đầu ra khó đo lường.

• Tỷ suất lợi nhuận gộp

Lợi nhuận cao chứng tỏ doanh nghiệp đang thể hiện rất tốt. Bất kỳ một dự án hay chương trình nào đều nên mang lại cho công ty lợi ích về tài chính. Ký quỹ ở đây chính là tỷ lệ phần trăm số tiền kiếm được sau khi trừ chi phí.

Cách tính: Tỷ suất lợi nhuận gộp = (Tổng lợi nhuận – Tổng chi phí) /100 (%)

• Lợi tức đầu tư (ROI)

Lợi tức đầu tư đặc biệt chú trọng vào số tiền kiếm được so với số tiền dùng để đầu tư vào một dự án. Giống như tỷ suất lợi nhuận gộp, đây là một phương trình liên quan đến tài chính. Thay vì nhìn vào lợi nhuận tổng thể, ROI tập trung vào lợi ích cụ thể từ dự án so với chi phí.

Để sử dụng loại dữ liệu này, mỗi đơn vị tiền cần phải được chỉ định cho từng đơn vị dữ liệu để xác định lợi ích ròng. Lợi ích ròng có thể bao gồm những lợi ích như: đóng góp cho lợi nhuận, tiết kiệm chi phí, tăng sản lượng và cải thiện dự án nói chung. Chi phí có thể bao gồm chi phí về nguồn lực, lao động, đào tạo và chi phí chung.

Cách tính: ROI = (Lợi ích ròng / Chi phí) x 100

• Giá trị thu được

Giá trị thu được sẽ hỗ trợ cải thiện chiến lược bằng cách hiển thị số tiền bạn đã kiếm được từ số tiền đã chi cho đến nay đối với từng dự án. Loại dữ liệu này sẽ so sánh giá trị của công việc đã hoàn thành với ngân sách được phê duyệt cho dự án.

Giá trị thu được còn được gọi là Chi phí công việc đã thực hiện (BCWP). Chỉ số này cung cấp một góc nhìn thực tế về tiến trình của dự án.

Cách tính: Giá trị thu được (EV) =% công việc / ngân sách khi hoàn thành (Budget at Completion – BAC)

• Chi phí thực tế

Chi phí thực tế là một loại dữ liệu đơn giản, nhằm hiển thị chính xác số tiền chi cho một dự án – không phải là một con số ước tính. Chi phí này được xác định bằng cách cộng tất cả các chi phí dùng cho dự án, cụ thể theo dòng thời gian.

Cách tính: Chi phí thực tế (Actual Cost) = Tổng chi phí cho mỗi khoảng thời gian x Khoảng thời gian

• Phương sai chi phí (Cost Variance)

Phương sai chi phí cho thấy sự khác biệt giữa ngân sách dự kiến ​​và chi phí thực tế trong một khung thời gian cụ thể. Loại dữ liệu này sẽ trả lời cho câu hỏi: chi phí dự tính nhỏ hơn hay lớn hơn chi phí thực tế? Một dự án sẽ được coi là vượt quá ngân sách nếu phương sai chi phí là số âm. Phương sai chi phí dương đồng nghĩa với việc dự án đó được thực hiện trong ngân sách cho phép.

Cách tính: Phương sai chi phí (CV) = Ngân sách được cho phép – Chi phí công việc thực tế

• Phương sai lịch trình (Schedule Variance)

Phương sai lịch trình sẽ xem xét ngân sách và công việc dựa theo lịch trình. Dự án đang chạy nhanh hay chậm hơn ngân sách dự kiến? Một phương sai lịch trình âm có nghĩa là dự án đang chậm tiến độ và ngược lại

Cách tính: Phương sai lịch trình (SV) = Chi phí công việc thực tế – Chi phí công việc dự kiến

4. Kết luận

Để trở thành một người quản lý dự án xuất sắc, bạn cần làm nhiều hơn là nghĩ ra ý tưởng và phân bổ nhiệm vụ cho các thành viên. Để đạt được các mục tiêu kinh doanh, ta cần biết đo lường số liệu nhằm quản lý dự án và thúc đẩy hiệu suất. Bất kể một mục tiêu nào cũng có thể đo lường được, quan trọng là phải đo đúng cách và biết rút ra kết luận thực tế từ dữ liệu đó. Nếu chỉ biết cách xác định các metrics đánh giá mức độ thành công của dự án mà không biết cách áp dụng vào thực tế của doanh nghiệp, bạn sẽ gặp khó khăn trong quá trình thực hiện dự án. Trước tiên, hãy trang bị cho mình một tư duy phân tích số liệu đúng chuẩn, thay vì dựa trên cảm tính.