Không có hệ thống quản lý quy trình chuẩn, một doanh nghiệp chỉ là tập hợp những con người hợp tác làm việc và chỉ đạo nhau – lộn xộn, phí phạm.

Một hệ thống quản lý quy trình khoa học góp phần rất quan trọng trong việc tăng hiệu suất làm việc và phát triển quy mô doanh nghiệp. Xây dựng và quản lý một quy trình rất phức tạp và đòi hỏi nhiều yếu tố, chỉ cần hơi chủ quan, nhà lãnh đạo sẽ dễ dàng để mọi chuyện vượt ra khỏi tầm kiểm soát.

Quy trình là gì? Tại sao quy trình và quản lý quy trình lại quan trọng đối với doanh nghiệp đến thế?

Quy trình được xem như bộ khung để doanh nghiệp đứng vững và phát triển. Muốn vận hành một cách hiệu quả, doanh nghiệp phải xác định và quản lý nhiều hoạt động có liên hệ mật thiết với nhau. Bất cứ hoạt động nào nhận các đầu vào và chuyển thành các đầu ra đều được xem như một quy trình.

Là công cụ quản lý để đo lường tiến độ và năng suất, quy trình không chỉ giúp cho nhân viên của bạn nắm rõ các bước cần tiến hành, cách làm và kết quả cần đạt, chúng còn hỗ trợ các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện.

Một hệ thống quản lý quy trình đúng đắn có thể tiết kiệm đáng kể chi phí bằng cách tự động hóa các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại, cắt giảm tối đa thời gian để thực hiện một công việc hay một dự án.

Một quy trình thông minh giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và tiết kiệm tối đa chi phí

Tuy nhiên, trong quá trình vận hành, các quy trình kinh doanh và quản trị luôn đòi hỏi khối lượng lớn thông tin cũng như sự tham gia của nhiều phòng ban trong doanh nghiệp. Con đường xây dựng và hoàn thiện một quy trình chuẩn chưa bao giờ là dễ dàng đối với các nhà lãnh đạo. Họ thường sẽ có một vài va vấp, sau đó sửa đổi rồi mới có được trong tay bộ khung hoàn hảo cho doanh nghiệp của mình.

Những sai lầm biến quy trình doanh nghiệp của bạn thành một mớ hỗn độn

Giờ hãy nghĩ thử xem doanh nghiệp của bạn có những dấu hiệu sau hay không: Một đề xuất ở công ty bạn có bị mất nhiều ngày để được thông qua? Nhân viên của bạn có mất một giờ đồng hồ để hoàn thành báo cáo chi phí hoặc bảng chấm công? Hay chính bạn phải tham dự các cuộc họp thừa thãi và thậm chí dành thời gian để trả lời các email không liên quan?

Nếu có một trong những dấu hiệu trên, chắc chắn quy trình của bạn đang có vấn đề!

Dưới đây là các sai lầm trong quá trình xây dựng và quản lý quy trình rất dễ mắc phải nhưng lại khó để tự nhận ra khiến doanh nghiệp của bạn ngày càng đi vào bế tắc:

1. Vẫn còn đó việc trao cho nhân viên thứ gọi là “quyền lực ảo”

“Quyền lực ảo” có nghĩa là nhân viên được trao quyền trên danh nghĩa, nhưng trên thực tế khi muốn quyết định một điều gì lại cần phải thông qua nhiều phòng ban hay các cấp lãnh đạo một cách không cần thiết. Điều này thể hiện sự thiếu tin tưởng trong hệ thống. Khi bạn giao nhiệm vụ cho ai thì nên tôn trọng và tin tưởng, chẳng phải đó là lý do họ được chọn vào vị trí đó?

Hậu quả: Thứ nhất, mỗi vị trí được tạo ra đều có nhiệm vụ và là một mắt xích quan trọng của bộ máy, bỏ qua điều này khiến việc xây dựng bộ máy nhân sự trở nên vô nghĩa và phí phạm nhân lực.

Thứ hai, nhiều người tham gia giải quyết một vấn đề nhỏ sẽ gây tốn thời gian và công sức. Công việc có thể bị đình trệ khi phải chờ đợi qua nhiều bước, hậu quả khó lường trước được.

Thứ ba và cũng là quan trọng nhất, người ở vị trí “quyền lực ảo” không những cảm thấy mình không được tôn trọng mà còn dần tự ti vào khả năng, từ đó không phát huy được hết nguồn lực để cống hiến và làm việc

=> Một nhà lãnh đạo giỏi là một người sử dụng nhân sự thông minh. Nhân viên sẽ sẵn sàng tự nguyện đi theo bạn và cống hiến hết mình nếu họ có cơ hội chứng minh năng lực và được công nhận. Hãy học cách tin tưởng vào nhân viên của bạn, không thì bạn biết tin vào ai nữa?

2. Để quy trình đè bẹp con người

Trong nỗ lực chuẩn hóa và tối ưu mọi thứ, thật kỳ lạ là các nhà lãnh đạo luôn tìm đến các quy trình để giải quyết các vấn đề chứ không phải nhân sự. Họ quên mất một điều: quy trình chỉ là công cụ, còn sử dụng như thế nào là do con người.

Ví dụ đơn giản: Một công văn quan trọng cần được duyệt ngay lập tức mà giám đốc đang bận gặp đối tác lớn, quy trình ghi rõ việc này phải là giám đốc duyệt, không thể cứ cứng nhắc chờ đợi bằng được mà phải linh hoạt tìm người cũng có thẩm quyền và khả năng để thông qua rồi báo lại cho giám đốc sau. Hãy nhớ rằng, con người mới là cốt lõi của mọi vấn đề.

Hậu quả: Quá phụ thuộc vào công cụ chỉ khiến chúng ta bị động hơn trong mọi vấn đề. Chỉ cần có phát sinh, công cụ không thể giải quyết được. Xây dựng một hệ thống nhân sự tốt sẽ đảm bảo quy trình quản lý doanh nghiệp của bạn đi vào hoạt động trơn tru và hiệu quả.

=>  Khi có vấn đề xảy ra, thay vì đi tìm và sửa những lỗi ở quy trình, trước tiên hãy xem xét lại hệ thống nhân sự khi áp dụng quy trình. Ngoài ra luôn yêu cầu nhân viên phải học cách xử lý vấn đề một cách linh hoạt và đóng góp để hệ thống quy trình ngày một hoàn thiện hơn.

3. Họp lắm “hành” nhiều

Các nghiên cứu cho thấy rằng gần 67% các cuộc họp đều vô dụng hoặc có thể giảm tải. Hợp tác và làm việc tập thể là những từ thông dụng trong doanh nghiệp, luôn được nhắc đi nhắc lại và cũng là văn hóa cốt yếu của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, không nhất thiết mỗi một hành động hay một quyết định đều phải cần tập thể họp lại và thống nhất. Đối với nhiều công ty hoạt động kém hiệu quả, dường như giải pháp đầu tiên cho bất kỳ trục trặc nào cũng là một cuộc họp điều hành lớn.

Hậu quả: Các cuộc họp không cần thiết sẽ làm mất thời gian, sức lực và khiến mọi người dần trở nên quá tải, nếu tính toán ra sẽ thấy chúng ngốn một khoản chi phí đáng kể cho doanh nghiệp của bạn. Các tổ chức trên khắp Hoa Kỳ lãng phí gần 37 tỷ đô la mỗi năm cho các cuộc họp kém hiệu quả và vô tác dụng.

=>  Hãy kiểm soát tiến độ các cuộc họp, giới hạn thời gian mỗi buổi họp để tạo thói quen làm việc chất lượng hơn trong mỗi buổi họp. Hủy những buổi họp không cần thiết đi nhé! 

Không phải cuộc họp nào cũng hiệu quả và cần thiết

4. Tầm nhìn mang tính “tượng trưng”

Một công ty lớn cần một tầm nhìn lớn, một tầm nhìn lớn cần được hoàn thiện bởi các mục tiêu. Tưởng như xây dựng quy trình không liên quan gì đến điều này, nhưng tầm nhìn và các mục tiêu rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp định hướng công việc và nhiệm vụ cho đội ngũ nhân viên tốt hơn, từ đó sẽ hoàn thiện quy trình và cách quản lý quy trình tốt hơn. Rất dễ nhận thấy nhiều công ty có tầm nhìn hoặc sứ mệnh rất hay, nhưng lại hoàn toàn không có ý nghĩa gì cả.

Hậu quả: Suy cho cùng doanh nghiệp luôn hướng về lợi nhuận, trên con đường kinh doanh lại có rất nhiều ngã rẽ và lựa chọn khiến cho người cầm đầu dễ dàng đổi hướng đi mà quên mất mục đích ban đầu của mình. Thiếu tầm nhìn và sứ mệnh chính là thiếu mất đi mũi kim chỉ nam dẫn dắt con tàu doanh nghiệp lèo lái đúng hướng và phát triển vững chắc.

=> Ngừng lại và ngẫm một chút, tầm nhìn của doanh nghiệp hiện giờ đúng là điều bạn hướng tới không? Hiện giờ doanh nghiệp có đi đúng lộ trình để đạt tầm nhìn đó không? Nếu không, hãy xác định lại tư tưởng cho bản thân và toàn bộ nhân viên, rồi xây dựng lại một hệ thống quy trình và dẫn dắt họ đi đúng hướng.

5. Bỏ ngoài tai nhân viên của chính mình

Một điều dễ thấy trong các doanh nghiệp là các lãnh đạo thường có quan điểm cá nhân mạnh mẽ, đôi khi dễ sa vào bảo thủ. Họ thường dựa vào việc mình có kinh nghiệm để muốn nhân viên hoàn toàn nghe theo mình. Điều này vô hình chung làm lãng phí nguồn lực chất xám khiến nhiều nhân sự tiềm năng không có “đất dụng võ” ngay trên chính sân nhà của mình.

Một quy trình mới được sinh ra sẽ không hoàn hảo ngay từ đầu, chúng cần được sửa đổi hoàn thiện dần dần. Trong khi đó những người trực tiếp áp dụng và có thể phát hiện ra những trục trặc trong quy trình không ai khác ngoài chính nhân viên của bạn.

Hậu quả: Mỗi lần dập tắt ý tưởng hoặc những góp ý của nhân viên là một lần giết chết sự sáng tạo và tính cống hiến của họ. Sự tự ti khi không được công nhận sẽ khiến họ không còn muốn phấn đấu đóng góp để phát triển công ty nữa. Một doanh nghiệp bảo thủ giữa một thế giới đang thay đổi từng giây từng phút sẽ nhanh chóng đi xuống dù nền móng có vững chắc thế nào đi nữa.

=> Nếu mục đích của mỗi cuộc họp là suy nghĩ, sáng tạo hoặc xây dựng, lãnh đạo phải ngừng dập tắt mỗi khi nhân viên đề xuất ý tưởng mới hoặc đặt câu hỏi về hiện trạng. Lắng nghe nhân viên một cách tích cực, điều này sẽ khiến doanh nghiệp của bạn có tinh thần cởi mở hơn – một văn hóa đang được xây dựng ở các doanh nghiệp rất phát triển. 

Vậy làm thế nào để có thể xây dựng một hệ thống quản lý quy trình doanh nghiệp thành công?

Xây dựng một quy trình doanh nghiệp là bước đầu để quản lý và đưa doanh nghiệp vào hoạt động một cách trơn tru và hiệu quả. Một số lưu ý sau sẽ giúp bạn xây dựng quy trình doanh nghiệp chuẩn chỉ như đo ni đóng giày cho “đứa con” của mình:

• Xác định tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và văn hóa doanh nghiệp: Mọi doanh nghiệp phải xác định cho mình được những điều này làm kim chỉ nam cho mọi hoạt động của mình sau này.
• Xây dựng một hệ thống mục tiêu và chiến lược hoạt động của doanh nghiệp: Các doanh nghiệp đều phải có điều này. Trên thực tế là các doanh nghiệp đã có nhưng chưa làm tốt công tác tổ chức và thực hiện theo sát những gì đưa ra. Vì vậy khi xây dựng thì cần dựa trên thực tiễn, vạch ra một chiến lược hết sức cụ thể để mọi người có thể dễ dàng hiểu và thực hiện chúng.
• Sơ đồ tổ chức, bảng mô tả công việc và KPIs: Đây là hệ thống giúp doanh nghiệp tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc và giao chỉ tiêu, đánh giá thành tích và khuyến khích, khen thưởng nhân viên của mình.
• Hệ thống quy trình, quy định và hướng dẫn: Hầu như các doanh nghiệp đều có nhưng chưa đầy đủ, không cập nhật thường xuyên hoặc tệ hơn là không được đưa vào áp dụng.
• Hệ thống phần mềm: Công nghệ có thể số hóa và chuẩn hóa các quy trình. Những phần mềm này có thể giúp cho việc phối hợp giữa các phòng ban nhịp nhàng hơn; liên kết để tự động chuyển giao giữa các quy trình, phát hiện ngay các điểm tắc nghẽn để cải tiến; đồng thời chuẩn hoá và tối ưu luồng trao đổi thông tin. Một ứng dụng quản lý quy trình cho doanh nghiệp nổi bật hiện nay dành cho doanh nghiệp Việt Nam là Base Workflow.

Base Workflow – Làm việc hiệu quả hơn và thông minh hơn, tự động hoá các công việc, tiết kiệm thời gian và chi phí

Lời kết

Quản lý quy trình cả một doanh nghiệp chính là nắm trong tay sự sống còn của doanh nghiệp. Không chỉ xây dựng quy trình, viêc đưa vào vận hành quy trình nghiệp vụ cũng đặt ra những thách thức lớn vì đòi hỏi sự phối hợp một cách linh hoạt giữa nhiều bộ phận chức năng để hoạt động hiệu quả, xuyên suốt, không gián đoạn, đảm bảo tính tuân thủ và giảm thiểu sai sót, rủi ro..

Nguồn :resources.base.vn