Nhân viên mua hàng là gì? Mô tả công việc, KPI, mức lương

Nhân viên mua hàng hoặc chuyên viên mua hàng ( tiếng anh gọi là Purchasing Officer) là người đảm nhiệm công việc tìm kiếm, đàm phán và đặt mua hàng hóa, nguyên vật liệu và dịch vụ phục vụ cho việc duy trì và phát triển hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty.

I. Tổng quan về nhân viên mua hàng.

Nhân viên mua hàng tiếng anh gọi là gì?

Nhân viên mua hàng hoặc chuyên viên mua hàng có tên tiếng Anh là Purchasing Specialists hoặc Procurement Specialists. Trong đó Purchasing Specialists sẽ sát hơn với vai trò nhân viên mua hàng còn Procurement Specialists phù hợp sử dụng cho các vị trí mua hàng cấp cao phụ trách các nhiệm vụ quan trọng như tham gia đấu thầu các gói hàng lớn…

Nhân viên mua hàng thuộc phòng ban nào?

Tùy theo mô hình cũng như quy mô của công ty, nếu công có phòng mua hàng thì nhân viên mua hàng sẽ thuộc phòng mua hàng, chịu sự quản lý của cấp trưởng và phó phòng. Tuy nhiên ở số công ty quy mô vừa và nhỏ không có phòng mua hàng thì nhân viên mua hàng sẽ hoạt động riêng biệt và thuộc sự quản lý của giám đốc kinh doanh ( công ty thương mại) hoặc giám đốc sản xuất ( công ty sản xuất).

Một số tên gọi khác về nhân viên mua hàng: nhân viên đặt hàng, nhân viên order, chuyên viên thu mua…

II. Nhân Viên Mua Hàng Làm Gì.

Nhiệm vụ của nhân viên mua hàng.

• Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp.
• Mua hàng và theo dõi tiến độ giao hàng.
• Kết hợp cùng các phòng ban khác để hoàn thành công việc một cách tối ưu nhất.
• Báo cáo kết quả công việc hàng tuần, tháng, quý và năm.

Bảng mô công việc của chuyên viên mua hàng

• Tìm kiếm, gặp gỡ, trao đổi và đánh giá năng lực nhà cung cấp.
• Kiểm tra, đánh giá chất lượng hàng hóa, nguyên liệu của các nhà cung cấp.
• So sánh chất lượng, giá cả về hàng hóa từ nhiều nhà cung cấp.
• Lập báo cáo đánh giá tổng quan về hàng hóa, nhà cung cấp, phương án lựa chọn trình ban lãnh đạo.
• Tạo đơn mua hàng, theo dõi tiến độ mua hàng.
• Lập phương án dự phòng cho các sự cố có thể xảy ra nếu đơn hàng gặp vấn đề.
• Xử lý các hóa đơn, chứng từ liên quan hoạt động mua hàng.
• Truyền thông tin và hỗ trợ các văn bản cần thiết cho nhà cung cấp.
• Kết hợp cùng bộ phận kho để xác nhận về số lượng hàng hóa, chất lượng hàng hóa.
• Kết hợp cùng bộ phận kế toán để hoàn thành các công việc liên quan đến thanh toán, hóa đơn, chứng từ.
• Kết hợp cùng bộ phận kinh doanh để đảm báo kế hoạch đặt hàng tối ưu nhất.
• Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp để công việc luôn thuận lợi hơn.

KPI của nhân viên mua hàng.

• Chi phí mua hàng cho mỗi đơn vị sản phẩm
• Thời gian mua hàng: từ khi đặt hàng đến khi nhập kho.
• Chi phí giao nhận
• Chính xác invoice
• Thời gian trung bình để mua từng loại hàng
• Tỷ lệ nhận hàng đúng chất lượng, số lượng
• Chênh lệch chi phí thực tế so với chi phí dự trù

III. Tuyển Dụng, Mức Lương Nhân Viên Mua Hàng.

Yêu cầu công việc

• Ưu tiên tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành Kinh tế, thương mại, ngoại ngữ hoặc các chuyên ngành tương đương
• Có 1- 2 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Mua hàng, xuất nhập khẩu
• Ngôn ngữ thứ 2: tiếng anh / tiếng trung/ tiếng nhật/ tiếng hàn… tùy từng công ty.
• Kỹ năng tin học văn phòng, các phần mềm quản lý
• Chủ động trong công việc, chủ động tìm hiểu kiến thức về hàng hóa, thị trường.
• Có khả năng giao tiếp và đàm phán tốt.
• Trung thực: đây là yêu cầu cực kỳ quan trọng.

Mức lương của nhân viên mua hàng.

Theo sự khảo sát của HBMEDIA tại 8 trang tuyển dụng việc làm lớn nhất tại Việt Nam thì mình có tạm phân loại như sau:

• Mua hàng trong nước, không yêu cầu ngoại ngữ: 7 – 9 triệu
• Mua hàng nước ngoài ( anh, nhật, hàng, trung…): 9 – 15 triệu

Bộ câu hỏi tham khảo khi phỏng vấn tuyển dụng

• Kể lại một ngày làm việc điển hình của nhân viên mua hàng.
• Bạn thường dùng cách nào để thăm dò được thông tin từ phía các nhà cung cấp?
• Các tiêu chí nào được dùng để so sánh các đơn chào hàng để lựa chọn ra sản phẩm phù hợp nhất?
• Để phán đoán một nhà cung cấp có tốt hay không, bạn thường sử dụng công cụ phân tích chi tiết hay dùng trực giác?
• Từ kinh nghiệm của bạn, các nhà cung cấp có thiện chí hợp tác thường có biểu hiện hành vi như thế nào?
• 4 đức tính cần thiết nhất của một nhân viên mua hàng?
• Kể lại một lần bạn thu mua hàng với số lượng lớn. Đó có phải một việc áp lực với bạn không? Kinh nghiệm rút ra được sau đó?
• Những sai lầm dễ mắc phải nhất của nhân viên mua hàng là gì? Biện pháp phòng tránh / khắc phục?
• Nếu một nhà cung cấp đề nghị trích hoa hồng cho cá nhân bạn để đạt được hợp đồng với công ty, bạn sẽ ứng phó như thế nào?
• Bạn có kinh nghiệm sử dụng các công cụ gì để sắp xếp, quản lý các đơn đặt hàng?

8 website tuyển dụng cho vị trí nhân viên mua hàng lớn nhất Việt Nam

Để tìm cho mình một công việc/ ứng viên phù hợp thì mọi người có thể tham khảo 1 số website tuyển dụng lớn tại Việt Nam như:

• https://www.topcv.vn/tim-viec-lam-nhan-vien-mua-hang
• https://timviecnhanh.com/tim-viec-lam/nhan-vien-mua-hang
• https://www.vietnamworks.com
• https://careerbuilder.vn/viec-lam/nhan-vien-mua-hang.
• https://www.jobstreet.vn/việc-làm-nhân-viên-mua-hàng
• https://www.careerlink.vn/viec-lam/thu-kho
• https://jobsgo.vn/viec-lam-thu-kho.html
• https://123job.vn

Ngoài ra mọi người có thể tìm kiếm thêm ứng viên trên các group FB tuyển dụng như:

• https://www.facebook.com/groups/tuyendungkvhanoi/ (400k thành viên)
• https://www.facebook.com/groups/469383163393248/ (816k thành viên)
• Hoặc tìm theo link sau https://www.facebook.com/search/groups?q=tuyendung

Một số thuật ngữ sử dụng trong hoạt động mua hàng:

• SOW (Scope of Work/Statement of Work): cũng là một dạng của Spec, nhưng thường áp dụng cho dịch vụ/dự án bao gồm các yêu cầu công việc cụ thể mà Công ty muốn Nhà cung cấp đáp ứng. SOW thường bao gồm yêu cầu công việc, mức độ và chất lượng dịch vụ, thời gian hoàn thành, điều kiện nghiệm thu…
• RFI (Request for Information): Được sử dụng khi Người mua hàng muốn bất kỳ thông tin gì từ Nhà cung cấp, bao gồm Hồ sơ năng lực, Thông tin công ty, Thông tin về sản phẩm hoặc Báo giá tham khảo…
• EOI (Expression of Interest): Sử dụng khi muốn hỏi Nhà cung cấp xem họ có muốn tham gia chào thầu cho một gói công việc nào đó hay không.
• RFQ (Request for Quotation): sử dụng khi muốn hỏi chào giá chính thức từ Nhà thầu.
• RFP (Request for Proposal): sử dụng khi muốn hỏi về giá cả lẫn phương án kỹ thuật/thi công cho gói thầu.
• IFB (Invitation for Bid): thư mời đấu thầu, có thể sử dụng khi đấu thầu kín, đấu thầu công khai…
• PR (Purchase Request/Requisition): Yêu cầu mua hàng.
• PO (Purchase Order): Phiếu đặt hàng.
• Order Confirmation/Acknowledgement: Xác nhận từ Nhà cung cấp là đã Chấp nhận Phiếu đặt hàng từ Bên mua.
• Counter Offer: là đề nghị ngược lại từ Bên mua cho Bên bán, sử dụng trong quá trình thương lượng, gồm các thông tin tương tự như Báo giá, nhưng theo giá cả, thông số mong muốn của Bên mua.
• Stakeholder: những người liên quan, chịu ảnh hưởng đến Công việc mua hàng, bao gồm người sử dụng, kế toán, Sếp, Nhà cung cấp…

Nguồn : hoaianz.com