HBmedia Company

Hệ thống CRM là gì? 14 Tiêu chí chọn phần mềm quản lý quan hệ khách hàng

Nội dung chính

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM

Thiết kế Website trọn gói 2,900,000đ

Quảng cáo Google

Quảng cáo Facebook

Chăm sóc Website

Chăm sóc Fanapge

Thiết kế Mobile App

Quảng cáo Tiktok

Doanh nghiệp thuộc bất kỳ lĩnh vực nào cũng đều cần chú trọng đến việc xây dựng và quản lý quan hệ với khách hàng.

Nhằm giúp doanh nghiệp phát triển một cách bền vững, sự xuất hiện của phần mềm CRM chính là công cụ hỗ trợ đắc lực không thể bỏ qua.

Vậy phần mềm CRM là gì và CRM system được áp dụng như thế nào trong quản trị quan hệ khách hàng? Hãy cùng nhau tìm hiểu nhé!

1. CRM là gì?

CRM là viết tắt của từ Customer Relationship Management, có nghĩa là “quản trị quan hệ khách hàng”.

Hệ thống CRM là một công nghệ giúp doanh nghiệp quản lý mối quan hệ và sự tương tác với khách hàng và khách hàng tiềm năng. Từ đó CRM system giúp tăng trưởng doanh nghiệp.

Định nghĩa hệ thống CRM là gì?

Khi nhắc đến thuật ngữ trong Marketing – CRM, thông thường mọi người thường ám chỉ 2 ý sau:

Ở bài viết này chúng ta sẽ hiểu thêm về quy trình của CRM (CRM as process) và phần mềm CRM là gì (tools).

Quy trình của hệ thống CRM

CRM là một quy trình có hệ thống, quản lý tất cả các giai đoạn trong mối quan hệ của bạn với khách hàng. Bao gồm:

CRM System tích hợp hoạt động của các team Marketing, Sale, Dịch vụ khách hàng và hỗ trợ kĩ thuật

Hệ thống CRM sẽ giúp bạn:

Một khi bạn áp dụng CRM vào kinh doanh không chỉ giúp quản lý được các vấn đề nêu trên mà còn đạt được nhiều kết quả hơn thế nữa.

Phần mềm CRM là gì?

Phần mềm quản lý quản hệ khách hàng CRM là công cụ có thể tự động thực hiện thao tác chăm sóc khách hàng, giúp bạn quản lý mối quan hệ với khách hàng một cách hiệu quả và tối ưu thời gian và sức lực nhất. Cụ thể:

2. Chức năng, vai trò của CRM

Thay vì bạn phải tốn thời gian, công sức và hiệu quả không cao khi sử dụng phương pháp quản lý thủ công. Thì với phần mềm CRM sẽ giúp bạn đơn giản hoá các quy trình quản lý quan hệ khách hàng, cho phép bạn cải thiện hiệu suất làm việc.

Các chức năng cụ thể của CRM bao gồm:

Quản lý data khách hàng

Trước khi phần mềm quản trị quan hệ khách hàng CRM ra đời, các doanh nghiệp đều lưu lại thông tin liên hệ với khách hàng bằng phương pháp thủ công như viết tay.

Tiếp đó máy tính cá nhân được phát minh, các công ty bắt đầu chuyển sang lưu bằng bảng tính (spreadsheet) trong phần mềm Excel.

Dần dần, khi công nghệ phát triển hơn, đặc biệt vào năm 1990, Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM được ra đời và cung cấp một số lợi thế hơn so với bảng tính Excel thông thường

Từ đó phần mềm quản lý CRM trở nên phổ biến và là một giải pháp tốt hơn thay thế cho bảng tính (spreadsheet) để giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả hơn.

Triển khai các chiến dịch marketing

Các nhóm tiếp thị đã sử dụng dữ liệu trong CRM đồng thời áp dụng những chức năng hữu ích của phần mềm vào chiến dịch như:

Các lợi ích mà Marketing đem lại cho dịch vụ chắm sóc khách hàng của doanh nghiệp là vô cùng lớn. Hãy tìm hiểu về Marketing ngay bạn nhé!

Tối ưu hoá sale

Phần mềm CRM ngày càng phát triển và phổ biến như một công cụ để tối ưu hiệu suất bán hàng hiệu quả.

Phần mềm quản lý quản hệ khách hàng CRM giúp đội ngũ Sale chăm sóc khách hàng tốt hơn

Các công cụ quản lý quy trình bán hàng CRM cho phép các nhóm bán hàng “cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng”, bằng cách:

3. Phần mềm CRM hoạt động như thế nào?

Cách thức hoạt động của phần mềm CRM gồm 4 bước chính, bao gồm Thu thập – Lưu trữ – Phân tích – Ứng dụng

a) Thu thập

Bước đầu tiên trong quy trình CRM là thu thập dữ liệu khách hàng từ các nguồn khác nhau, hệ thống sẽ ghi nhận thông tin từ các nguồn:

Dữ liệu sau khi được thu thập sẽ được nhập và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của phần mềm CRM. Dữ liệu được nhập vào chương trình CRM thường qua 2 dạng tệp sau:

b) Lưu trữ

Thông thường, các file đã được số hóa thường được lưu ở định dạng CSV. Bạn có thể hiểu CSV cũng giống như một file excel nhưng đã được mã hóa giúp các cột trong file excel khớp với các trường thông tin trong CRM.

Việc sử dụng file CSV sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng upload các dữ liệu về khách hàng đã có sẵn lên công cụ CRM mà không phải cần phải tốn nhiều thời gian nhập thủ công.

Bạn còn có thể chuyển dữ liệu trực tiếp từ CRM này sang CRM khác bằng cách sử dụng các dịch vụ di chuyển dữ liệu của bên thứ ba, chẳng hạn như Data2CRM.

c) Phân tích

Sau khi dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống CRM, bạn có thể bắt đầu phân tích và lên kế hoạch kinh doanh cho mình.

CRM giúp phân tích dữ liệu một cách trực quan

Bạn cũng có thể dễ dàng theo dõi KPI cho của một team hay cá nhân cụ thể và so sánh nó với mục tiêu của doanh nghiệp

Để bạn có cái nhìn trực quan về các số liệu này, CRM tự động tạo các báo cáo cụ thể và hiển thị dữ liệu trong Dashboard.

Ngoài ra, nhiều công cụ CRM còn cho phép bạn tuỳ chỉnh báo cáo bán hàng, để bạn có thể tự phân tích các dữ liệu quan trọng cho doanh nghiệp của mình.

d) Ứng dụng

Báo cáo CRM và dashboard cung cấp thông tin bạn có thể sử dụng trong thực tế. Và để sử dụng dữ liệu CRM vào thực tế, bạn cần phân bổ thông tin này cho các nhóm marketing, nhóm bán hàng và nhóm chăm sóc khách hàng của bạn.

Chương trình CRM cho phép bạn được phân quyền để các thành viên trong nhóm có thể xem được dữ liệu, tuỳ vào từng vai trò mà họ đang làm.

Áp dụng dữ liệu CRM có thể liên quan đến việc đồng bộ hoá với chương trình khác để sử dụng.

Ví dụ, phần mềm có thể tích hợp với nền tảng Email Marketing cho phép bạn lưu trữ và phân đoạn dữ liệu của mình trong CRM, đưa dữ liệu này vào danh sách gửi thư trong phần mềm Email Marketing. Khi đồng bộ hai chiều, các chỉ số chính như lượt nhấp và mở sẽ tự động được thêm vào CRM của bạn.

4. Những ứng dụng phổ biến của CRM

Một CRM có thể được sử dụng như một phần mềm quản lý liên hệ đơn giản hoặc có thể giúp ta quản lý hành trình của khách hàng từ lúc họ quan tâm sản phẩm đến khi trở thành khách hàng lâu dài.

Tuy nhiên, phần CRM vẫn được sử dụng cho các nhiệm vụ chính:

5. Ai nên sử dụng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng?

Sau khi đã hiểu rõ về CRM là gì và cách hoạt động của hệ thống quản lý này, tôi có thể tự tin nói với cả thế giới rằng:

CRM phù hợp với tất cả các loại hình doanh nghiệp, vì việc quản lý tốt các mối quan hệ khách hàng của bạn là điều cốt lõi để tăng trưởng kinh doanh của doanh nghiệp.

Vì vậy, tất cả các ngành đều nên sử dụng phần mềm CRM, để có thể tuỳ chỉnh giúp cải thiện hiệu suất làm việc của họ.

Tuy nhiên, CRM sẽ phát huy hết khả năng và lợi ích của phần mềm nếu được sử dụng trong các lĩnh vực:

6. 3 loại CRM System phổ biến hiện nay

Customer Management System được chia thành 3 loại chính dựa trên tính năng chính, bao gồm: hoạt động (operation), phân tích (analytic) và cộng tác (collaborate).

3 loại CRM phổ biến hiện nay và các tính năng chính

Mặc dù mọi CRM đều có những tính năng này, nhưng các công ty có nhu cầu khác nhau sẽ thiên về một tính năng cụ thể hơn.

  1. Operational CRM hỗ trợ quản lý các hoạt động hằng ngày của các phòng ban trong doanh nghiệp.Ví dụ, thay vì các đại diện phải tạo hồ sơ khách hàng thủ công, CRM sẽ tự động chèn thông tin liên hệ của khách hàng vào platform. Với những công ty có chu kỳ bán hàng ngắn thì tính năng này sẽ hoạt động hiệu quả nhất.
  2. Analytical CRM – Phân tích và quản lý lượng lớn dữ liệu để hiểu rõ hơn trải nghiệm của khách hàng.Ví dụ, doanh nghiệp phân tích hành vi mua hàng trước đây trong CRM để xác định triển khai chiến dịch nào cho phân khúc khách hàng nào. Các công cụ CRM thiên hướng phân tích sẽ có ích cho những công ty có đối thủ cạnh tranh mạnh và sở hữu nhiều dữ liệu về khách hàng.
  3. Collaborative CRM là giải pháp kết nối dữ liệu giữa các bộ phận sale, marketing và hỗ trợ khách hàng. Sự liên kết này giúp các doanh nghiệp phục vụ và giữ khách hàng của mình được tốt hơn.Ví dụ, khi các nhân viên hỗ trợ có thể thấy cuộc trò chuyện mà đại diện bán hàng đang có với khách hàng, có thể cung cấp thêm thông tin dịch vụ tốt hơn phù hợp hơn cho khách hàng.

7. 14 Tiêu chí chọn lựa phần mềm CRM phù hợp cho doanh nghiệp

Khi bạn đã quyết định chọn hệ thống CRM cho doanh nghiệp, bạn cần xem xét các tiêu chí sau để tìm kiếm một giải pháp CRM phù hợp nhất với mô hình quản lý và quy mô hiện tại của mình

1. Khả năng lưu trữ thông tin

2. Quản lý quy trình bán hàng (Sale pipeline)

CRM cần có các tính năng tracking quản lý được quy trình bán hàng

3. Phân tích và báo cáo

4. Quản lý công việc và lên thời gian biểu

5. Phân quyền vai trò

Hệ thống CRM cung cấp quản lý nhóm và vai trò giúp gia tăng khả năng hợp tác của cá nhân với nhóm.

CRM cho phép bạn kiểm soát quyền truy cập thông tin của nhân viên, làm cho quá trình làm việc của được tốt hơn, cũng như tăng tính bảo mật.

6. Tự động hoá quy trình làm việc

7. Khả năng tùy chỉnh

Khả năng tùy chỉnh Dashboard trong các công cụ CRM

CRM cho phép tuỳ chỉnh các hạng mục:

8. Khả năng tích hợp

Tùy theo nhu cầu mà các công cụ CRM có khả năng tích hợp với các phần mềm dành cho business, hoặc kết nối với hàng loạt các ứng dụng khác thông qua công cụ của bên thứ ba (như Zapier).

Một số công cụ có thể được tích hợp với CRM bao gồm:

9. Thân thiện với thiết bị di động

Mobile CRM ngày càng được nâng cấp hơn, vì phần mềm không chỉ dùng cho giao diện máy tính để bản mà nay còn sử dụng được trên cả giao diện thiết bị di động như máy tính bảng, điện thoại di động.

Chính vì vậy, bạn cần phải tìm hiểu kỹ xem nhà cung cấp của bạn sử dụng phần mềm dựa trên ứng dụng điện toán đám mây hay cài đặt phần mềm truyền thống nhé.

10. Thân thiện với người dùng

Trải nghiệm người dùng có tác động lớn đến sự thành công khi áp dụng giải pháp CRM (Customer Relationship Management).

Để đáp ứng nhu cầu người dùng bạn phải đảm bảo nội dung cung cấp đúng thông tin đến họ. Vậy làm thể nào để viết nội dung hướng tới người dùng một cách chính xác nhất? Hãy tham khảo cách viết content hiệu quả nhé!

Một giao diện được thiết kế tốt có thể giúp bạn tinh giản quy trình làm việc, vì nếu thiết kế kém có thể cản trở chức năng và lãng phí thời gian của bạn.

Hầu hết công cụ CRM đều cho phép hiển thị nhiều dashboard khác nhau tùy theo thông tin chính mà bạn mong muốn nhận được.

Hãy xem trước các màn hình dashboard của hệ thống CRM trước khi quyết định chọn lựa. Bạn cũng có thể xem video demo, online review để biết được CRM đó có được tối ưu thân thiện với người dùng hay không.

11. Thời gian hoạt động

Khi bạn sử dụng CRM dựa trên đám mây hoặc truy cập CRM thông qua cổng trực tuyến, thì khả năng sử dụng phần mềm của bạn phụ thuộc vào độ tin cậy máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ.

Nếu máy chủ có thời gian hoạt động 99.999% thì chỉ trải qua khoảng 5.26 phút ngừng hoạt động hằng năm, điều này chứng tỏ dịch vụ có độ tin cậy cao.

Trường hợp máy chủ có thời gian hoạt động là 99.99%, thời gian ngừng hoạt động trong 1 năm sẽ là 52.6 phút.

Hãy chú ý đến điểm này khi chọn lựa CRM.

12. Độ bảo mật

Dữ liệu trong CRM là một trong những mục tiêu béo bở cho tin tặc. Chính vì vậy hãy cân nhắc tính bảo mật khi chọn lựa công cụ CRM.

Tính báo mật của CRM phụ thuộc vào nhà cung cấp và loại công cụ bảo mật được xây dựng bên trong CRM như xác thực 2 bước chẳng hạn.

Để tránh khỏi cái nguy cơ đánh cấp dữ liệu, tính năng phân quyền trong CRM có thể giúp bạn hạn chế quyền truy cập vào thông tin quan trọng để những người dùng được phân quyền mới có thể xem thông tin đó.

13. Hỗ trợ khách hàng (Customer support)

Vì CRM (Customer Relationship Management) là sản phẩm công nghệ nên bạn sẽ cần được hỗ trợ để vận hành tốt nhất. Bạn cần kiểm tra và đặt câu hỏi với nhà cung cấp những vấn đề sau:

14. Chi phí

Cân nhắc chi phí phù hợp để có được hiệu quả, năng suất và doanh thu mà CRM có thể đạt được để cân bằng ngân sách đầu tư. Đối với phần mềm CRM bạn có thể bắt đầu sử dụng gói cơ bản/ miễn phí.

Nếu có ngân sách cao, bạn có thể chọn gói cao cấp hơn. Bên cạnh đó, bạn cần kiểm tra với nhà cung cấp một cách chi tiết các chi phí liên quan như:

Kết luận

Tóm lại, phần mềm CRM luôn là một công cụ hỗ trợ lý tưởng, giúp các bạn giải quyết bài toán quản lý dữ liệu một cách hiệu quả nhất.

Bên cạnh đó bạn nên xem xét các công ty dịch vụ Email Marketing tốt nhất bởi họ sẽ có những gói CRM VIP sẽ có đủ dữ liệu khách hàng mà doanh nghiệp bạn đang cần.

Và hy vọng bài viết này đã giúp bạn có được cái nhìn quan nhất về hệ thống CRM là gì và có những tính năng và tầm quan trọng như thế nào đối với một doanh nghiệp.

Nguồn :fiexmarketing.com

CÔNG TY TNHH HBMEDIA - HBMEDIA CO.,LTD
Trụ sở: 242/8D Bà Hom -Phường 13, Quận 6 - Hồ Chí Minh
VPĐD : 151/67D Liên khu 4-5, Bình Hưng Hòa B, Bình Tân, Tp.HCM
Tư vấn dịch vụ : 0933 576 079
Từ 8h00 – 18h00 các ngày từ thứ 2 đến thứ 7